Komentarz do rozdziału VIII ustawy o rachunkowości - Ochrona danych
Jednym elementów rachunkowości jest właściwe gromadzenie i przechowywanie dokumentacji z nią związanej. Trzeba mieć na uwadze, iż dokumentacja rachunkowa jest jednocześnie dokumentacją podatkową, często kadrowo-płacową, zatem do zasad jej przechowywania w praktyce mają zastosowanie nie tylko przepisy prawa bilansowego. Podkreślić też trzeba, iż zasady wynikające z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości muszą być przestrzegane zarówno przez jednostki przygotowujące sprawozdania finansowe zgodnie z uor, jak i zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.
Co wchodzi w zakres dokumentacji podlegającej ochronie
Obowiązek odpowiedniego gromadzenia, przechowywania i w konsekwencji ochrony danych księgowych wynika z art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Ponadto, zgodnie z art. 10 ust. 1 uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, która zawiera między innymi opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. A co go stanowi, wskazuje rozdział drugi ustawy. To w nim jest m.in. wskazane, iż księgi rachunkowe to, zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości – zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
dziennik,
księgę główną,
księgi pomocnicze,
zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy czym oczywiście przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (por. art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe, co zostało objaśnione w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych – Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26. Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, jeśli jednostka stosuje wyżej wymienione wymagania ochrony danych. Z kolei, gdy stosowany w jednostce system ochrony zbiorów danych rachunkowości utrwalonych na informatycznych nośnikach danych nie spełnia powyższych wymagań, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego (co wynika z art. 72 i art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości).
W rozdziale 8 ustawy o rachunkowości znajdujemy zasady związane z ochroną danych.
Po pierwsze: dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki zobowiązane są przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wynika tak z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera taka ochrona danych powinna polegać na:
stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Zaloguj się
Zamów pełny dostęp do portalu i korzystaj z:
Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.
+30
Prawnik, redaktor publikacji z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości oraz analizy finansowej. Posiada 20-letnie doświadczenie w prowadzeniu publikacji i portali, których celem jest dostarczanie bieżących informacji o zmianach w prawie oraz interpretacja zawiłych przepisów z zakresu rachunkowości i podatków.
Doktor Nauk Ekonomicznych w zakresie Nauk o Zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej.
Absolwentka studiów MBA, Dyrektor ds. Finansów i Compliance w firmie consultingowej, Manager Działu Księgowości w międzynarodowej firmie leasingowej, trener – wykładowca Centrum Szkoleniowe FRR Sp. z o.o.